O TRF2 acaba de ganhar um apoio especial no esforço concentrado para digitalização dos processos judiciais que tramitam na Corte. No dia 19 de fevereiro começaram a atuar no Tribunal cinquenta pessoas com deficiência auditiva, atendidas pela Fundação Nacional de Educação e Integração dos Surdos (Feneis). Trazendo na bagagem a experiência de serviços idênticos prestados ao TRF4 (Porto Alegre) e ao Tribunal de Justiça do Rio de Janeiro, elas se uniram às equipes de servidores, estagiários e funcionários terceirizados que têm a missão de transformar em digital o acervo em papel remanescente. O foco do trabalho são os processos ativos, que não estejam suspensos por algum motivo ou que já tenham sido julgados, com baixa para as varas de origem
A contratação da Feneis foi autorizada pelo despacho TRF2-DES-2018/00690, de 17 de janeiro de 2018, do presidente do TRF2, desembargador federal André Fontes. A medida pôde ser implementada rapidamente por conta de a Lei 8.666/1993 permitir a dispensa de licitação para a contratação de serviços prestados a órgãos públicos por “associação de portadores de deficiência física, sem fins lucrativos e de comprovada idoneidade”.
Equipe da Feneis
A virtualização dos processos é fundamental para o sucesso da implantação do sistema processual eProc, que começou no dia 23 de fevereiro nos Juizados Especiais de Vitória e nas Turmas Recursais do Espírito Santo, que julgam os processos dos juizados em segundo grau. O eProc foi aprovado pelo Plenário do TRF2 em outubro de 2017, para substituir o sistema Apolo, atendendo a apontamento da Corregedoria Federal da Justiça Federal. Relatório do órgão divulgado em 2017 indicou fragilidades do antigo sistema.
Além disso, a opção pelo eProc, desenvolvido pelo TRF4, vai garantir a autonomia do Tribunal para gerir seu sistema processual e economia para os cofres públicos, já que o Apolo é fornecido por uma empresa contratada. Por meio de parceria com o TRF4, o novo sistema deverá operar em toda a 2ª Região até o segundo semestre de 2018.
Durante a cerimônia de implantação do eProc no Espírito Santo, o presidente André Fontes reconheceu a importância da iniciativa conduzida pela Corregedoria Regional da 2ª Região, que realizou os estudos para a escolha do novo sistema: “É graças à ação denodada e firme da corregedora Nizete Lobato que damos esse importante passo. Não podíamos mais continuar reféns de uma empresa e de um sistema obsoleto e oneroso para a Administração”, disse.
Ritmo acelerado
O pessoal da Feneis se divide em dois turnos: um que vai das 7 às 13 horas e outro que segue das 13 às 19 horas. Cada turno atua sob a supervisão de um intérprete de Linguagem Brasileira de Sinais (Libras). O reforço que a Feneis representa para as centrais de digitalização da 2ª Região é expressivo na força-tarefa organizada na 2ª Região. Só no Tribunal, sob a coordenação geral da Secretaria de Atividades Judiciárias (SAJ), além dos assistidos da entidade, trabalham na função mais vinte e dois empregados terceirizados e trinta e um estagiários. Suas atividades incluem a digitalização e a chamada higienização dos processos, ou seja, a preparação das folhas de papel para leitura dos equipamentos de scanner, liberando-as de grampos e dobraduras, por exemplo.
Esforço concentrado para digitalizar e higienizar os processos
Empregados terceirizados e estagiários também compõem as centrais de digitalização da 2ª Região coordenadas pela SAJ
A etapa seguinte é realizada pelos onze servidores da SAJ que fazem a indexação e classificação das peças processuais. Essa fase, mais técnica, envolve a criação de índices, que localizam onde se encontram as peças nos autos, como petições, contrarrazões, decisões, despachos e recursos, dentre outras.
Servidores fazem a indexação e classificação das peças processuais
O diretor do setor, Leonardo Santos Carvalho, informa que dois dos oito órgãos jurisdicionais colegiados do TRF2 (6ª e 7ª Turmas Especializadas) já tiveram seus processos em tramitação inteiramente virtualizados: “As equipes também estão trabalhando com os processos oriundos da Vice-Presidência, que se encontram com recursos admitidos para os tribunais superiores. A digitalização dos processos da 5ª Turma Especializada está sendo finalizada e os da 8ª também já está em curso. De acordo com o cronograma, os próximos processos a serem digitalizados são os da 3ª Turma Especializada. Por fim, serão digitalizados os da 1ª e da 2ª Turmas Especializadas”, esclarece.
Na primeira instância do Rio de Janeiro, onde cerca de quarenta e cinco mil processos em tramitação – quinze por cento do total – ainda estão em papel, a central de digitalização, instalada em janeiro, conta com o apoio de trinta e nove estagiários e três servidores, além de dois supervisores da Coordenadoria de Processamento de Documentos (CPRO), vinculada à Secretaria de Informação e Documentação (SID), da Seção Judiciária do Rio de Janeiro.
E o grupo de trabalho ainda vai receber o apoio de funcionários de uma empresa especializada, que será contratada para a atividade. Para a coordenadora da CPRO, Gabriela de Ávila, toda ajuda é bem-vinda, considerando que se trata de um serviço meticuloso: “O pessoal pega cada volume, retira as bailarinas e grampos e cola os documentos que estejam soltos antes de passar no scanner. Dependendo do estado de conservação do processo, temos que passar folha por folha na bandeja. Cada folha gera um arquivo digital no formato ‘pdf’, salvo numa pasta compartilhada com a vara de origem, que faz a importação dos arquivos para o sistema processual”, explica a coordenadora.
No Espírito Santo, o número de processos ativos remanescentes em papel é menor: são aproximadamente mil ações, que representam três por cento do total. Lá, a digitalização vem sendo realizada pelo Núcleo de Distribuição (NDI), que, por conta de o estado ter sido o primeiro a receber o eproc, realizou o trabalho inclusive durante o recesso judicial, entre dezembro de 2017 e janeiro deste ano. No NDI, além dos servidores, há vinte estagiários em atividade no grupo do mutirão que recebeu o nome de “Digitaliza/ES”, organizado pela diretora do Foro da Seção Judiciária, juíza federal Cristiane Chmatalik.
Estagiários superam expectativas no projeto Digitaliza/ES. Ao centro, a juíza federal Cristiane Chmatalik
Só no período de recesso, o Digitaliza/ES transformou em bits quase trezentas mil folhas de papel. Para incentivar a produtividade, a diretora do NDI, Ana Carla Marques dos Santos, lançou um desafio motivacional, na forma de um campeonato: “Tínhamos como meta de aumento de produção a própria superação obtida no dia anterior. O resultado era registrado num painel diário que indicava as metas a serem superadas no dia seguinte”, explica a servidora. No anúncio do resultado, a própria diretora da Seção Judiciária prestigiou a comemoração, entregando a cada um dos estagiários um certificado de agradecimento pelo empenho.
Cooperação de advogados e entes públicos garante cumprimento do cronograma
A estruturação das centrais de digitalização na primeira e na segunda instâncias exigiu um cuidadoso planejamento, principalmente por conta do apertado cronograma estabelecido pelo TRF2, para a implantação do eproc em todas as suas unidades judicantes. Foi preocupada com o calendário que, ainda em novembro de 2017, a corregedora regional, desembargadora federal Nizete Lobato do Carmo, expediu o Provimento TRF2-PVC-2017/00013, estabelecendo o Plano de Digitalização de Autos Físicos da Justiça Federal de Primeiro Grau da 2ª Região. O documento estabelece critérios detalhados, que incluem até a resolução mínima para “salvamento” de cada peça, bem como os recursos materiais e de pessoal que devem ficar disponíveis para o serviço nas sedes das Seções Judiciárias.
Por outro lado, no entendimento da corregedora Nizete Lobato, nenhum planejamento seria realista se não estivesse apoiado na certeza de que todos os setores, magistrados, servidores, entidades e empresas contratadas, enfim, todos que se envolvem com o trabalho em algum nível ou etapa, estariam comprometidos até o fim com a missão. Como ela afirmou na solenidade que marcou o início oficial do eproc no Espírito Santo, no dia 23 de fevereiro, o projeto é audacioso e sem esse apoio as dificuldades poderiam se tornar incontornáveis: “É preciso coragem para mudar tanto, para sair da zona de conforto e enfrentar os grandes desafios. Tenho a felicidade e orgulho de coordenar a caravana de abnegados, que se dão as mãos e não esmorecem à medida que o projeto avança, conquista após conquista”, declarou.
Acreditando que, de fato, não faltam instituições e agentes dispostas a cooperar, a Corregedoria Regional decidiu integrar no projeto também as próprias partes e advogados dos processos em tramitação. Foi assim que, no dia 16 de fevereiro, Nizete Lobato assinou o Provimento TRF2-PVC-2018/00003, estabelecendo os procedimentos para colaboração de partes e advogados na empreitada.
O documento define os padrões técnicos para as partes e advogados que quiserem retirar seus processos, a fim de transformá-los em arquivos digitais, e trata das precauções que devem ser observadas. Por exemplo, as secretarias das Varas e Juizados deverão analisar cada arquivo recebido, para atestar que as mídias não contenham indícios de vírus, programas maliciosos ou erros de leitura. Além disso, o advogado, ao entregar os arquivos, deverá formalmente declarar a integridade e autenticidade das peças processuais digitalizadas, que depois serão indexadas e classificadas pela Justiça Federal. Ainda, como material de apoio, o portal da Seção Judiciária do Rio de Janeiro disponibiliza um Manual de Digitalização (http://www.jfrj.jus.br/conteudo/digitalizacao/orientacoes-sobre-digitalizacao-de-processos).
Em outra frente, a Corregedoria Regional desde o início buscou e obteve, para o projeto, a ampla adesão dos entes públicos que mais frequentemente integram, como autores ou réus, as ações ajuizadas na Justiça Federal. A tarefa de firmar os acordos de cooperação é capitaneada pessoalmente pela desembargadora federal Nizete Lobato, com o apoio do juiz federal Antonio Henrique Correa da Silva, atualmente convocado em auxílio à Corregedoria Regional.
É o juiz quem faz o balanço da atuação das instituições parceiras: “Os principais litigantes da Justiça Federal da 2ª Região entendem com muita clareza a magnitude e a importância da nossa decisão de mudar o sistema processual. Caixa Econômica Federal, Defensoria Pública da União, Procuradoria da Fazenda Nacional, Ordem dos Advogados do Brasil e alguns Conselhos Profissionais Regionais já foram contatados e todos imediatamente compreenderam que a medida beneficiará, sobretudo, os cidadãos dos dois estados”, afirma Antonio Henrique Correa da Silva.
O magistrado relata exemplos do que esses entes têm feito para assistir no trabalho da Justiça Federal: “A Caixa Econômica Federal organizou uma estrutura com equipamentos e pessoal para os seus processos em tramitação. A Procuradoria da Fazenda Nacional se prontificou a pedir a extinção de cerca de doze mil ações em curso, o que vai impactar, evidentemente, na estatística de processos em tramitação. Já a OAB trouxe a ideia de realizar uma campanha voltada para os advogados. A mais recente proposta veio da Advocacia Geral da União, que deve contar com as Forças Armadas para ajudar na virtualização de processos”, comemora.
Colaboração do NCOS-JFRJ e do NCS-JFES